ミニマリスト系眼鏡男子の日常

30代男がITをフル活用したキャッシュレスなミニマリストを目指します。

ビジネスメールから見る日本と海外の生産性比較

英語はペラペラではありませんが、外資系の企業で働いてるMOJIです。

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外資系の企業ということで、取引先には海外の会社の人も多く、英語でEメールを送る機会も多いです。


今回たまたま同じ内容のメールを、「日本の会社」と「海外の会社」の人に送る機会がありました。日本の会社の担当者Aは日本人で、海外の会社の担当者Bは中国の人でした。

 

それぞれの会社の担当者から返事のメールがあったんですが、そのギャップを見て驚きました。

 

そして少し考えさせられました。

 

 

どちらの会社の人にもある同じ内容の調査をお願いしたのです。

日本の会社の担当者からはこんなメールが届きました。

〇〇〇〇株式会社
〇〇課MOJI様

いつもお世話になっております。△△株式会社のAです。

この度は弊社の〇〇に〇〇があったとのことで、〇〇〇〇しました。
〇〇が届き次第、調査を進めさせて頂きます。
もし〇〇について追加情報がありましたら、ご連絡頂けますよう宜しくお願いいたします。

〇〇の〇〇をどうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社
△△課A

 

海外の会社の担当者からはこんなメールです。

Hi Moji

I got it.

Best regards,
B

 たったこれだけです。

 

メールの内容が「I got it.」のまさかの3語です。

 

日本語って1文字あたり、ローマ字入力だとあ行以外は2個英語をタイプしないといけないため、もし全部タイプしていたとしたら、文字数以上の差があります。

 

もし効率化のために、一部コピペを使っていて、全部をタイピングしていないとしても今回の状況に合っているかどうかの確認が必要です。

そうなるとメールを作成する時間は少なくとも数分はかかっているはずです。

 

しかし、海外の会社からのメールの作成に必要な時間は、下手したら10秒です。

 

日本の会社の人は、メールの内容に

・今回の調査が必要になった背景に関するコメント

・調査に取り掛かるための時期

・追加情報があれば欲しい

・重ねての挨拶

を加えています。

 

海外の会社の人は、単に

・了解した!

ってことだけです。

 

それでも確かに必要十分なんですよね。

 

もし担当者が同じ内容のメールを100件受けていたとしたら?

処理能力の差は歴然です。

 

労働生産性の差に影響しますね。

 

これはメールに限ったことではないですね。

 

全ての文章、文書についても同様の配慮が必要なはずです。

 

かといって日本でファーストネームだけの宛名で、「わかった!」とだけ書いたメールを送るわけにもいかないんですけどね。

 

変なかしこまった伝統も生産性に影響しているんじゃないかなあと感じた日でした。