なぜ書類の山が生まれるのか
断捨離をして、モノを捨てていくことで部屋はキレイになりますが、書類って非常に捨てづらいです。
服や本はひとつひとつを片付けていくと、徐々に片付いていきますが、書類は1枚くらい減らしてもたいして効果がないため、放置気味ではないでしょうか?
しかし、その考え方で書類を残していくとどうなるかはご存知のはずです。
書類の山を生みだします。
情報のみに価値がある
溜まって行く書類のうち、紙として価値のあるものは
・証書として紙としての価値があるもの
以外は必要ありません。
それ以外は「書いてある情報」に価値があるんです。
しかもその書類にある情報全体が必要なのではなく、ほんの数行の情報が必要なだけの場合も多いです。他の手段で入手可能な情報って不必要ですよね。
紙じゃなくて情報だけあれば十分なはずです。
「捨ててしまって万が一必要な時が出てきたらどうしよう」と思うのですが、それこそ断捨離思考の敵ですね。
捨てずに押入れの中のダンボールの奥に入れて、その「万が一必要な時」が来たとしても書類の山から探そうとしても大変なのですから、そんな情報は意味がありません。
紙の状態で保管しておくよりも
・いつでもどこでも見れる
・キーワードで検索可能
・場所を取らない
といいことずくめです。
まずは
ゴミ箱行きのものをひとまず捨てましょう。
次に保存すべき書類をカテゴリーごとに分類する必要があります。
1.紙として価値があるもの
(ex:証書)
2.ログインID、パスワード等のメモしてある紙
(ex:プロバイダからの書類、病院の電話予約方法の書いてある紙)
3.思い出のある書類
(ex:チケットの半券、旅行でもらった紙、年賀状)
そのうち1だけは紙としてとっておかないといけません。
2,3は情報が検索できるようにノートにタイトルをつけてEvernoteに保存します。ドキュメントリーダーを使います。
タイトルに「○○内科医院 電話予約方法」
とでも入れて電話予約方法の紙を写真で撮っておきます。
そうすればそんな紙は不要です。
どんどん捨てていきましょう!
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